Privacy
Policy

個人情報保護方針

株式会社コトバデザインは、個人情報保護の重要性を役職員一同が認識し、業務に必要な個人情報を適切に取り扱い、保護するため下記の方針に基づき業務を遂行します。

個人情報の保護に関する法律をはじめとする関係諸法令やその他の規則を遵守します。
個人情報は、適正な方法によってのみ取得し、あらかじめ明示した利用目的の範囲内でのみ利用します。
保有する個人情報への不正アクセス、改ざん、漏洩、減失等を防止するために必要かつ適切な安全管理措置を講じます。
保有する個人情報は、本人からの開示等の請求があった場合には、適切に対応します。
保有する個人情報に関するご質問・ご相談などは、以下の「個人情報相談窓口」までお問いあわせください。
 
 

株式会社コトバデザイン

個人情報相談窓口

東京都渋谷区渋谷二丁目24番12号

privacy@cotobadesign.com

個人情報の取り扱いについて

1.   個人情報の利用目的

当社サービス、商品の提供にあたっての関連情報

1
サービス・製品への登録及びサービス利用時の本人認証並びにお客様の管理のため
2
サービス・製品及びサービス・製品に関連する情報のお届け、ご提供、アフターサービスのため
3
サービス、製品の対価の請求、および債権保全その他当社の権利行使または義務の履行のためセールスパートナーその他取引先管理のため
4
サービス、製品の障害・不具合・事故・不正使用・契約違反の防止・調査・対応のため
5
マーケティングデータの調査及び分析、マーケティング施策の検討、実施のため
6
お問い合わせ対応及びお客様へのご連絡のため

取引先情報

1
商談、受発注、契約締結等を行う際の管理
2
売上、仕入の対価請求のため
3
当社施設への入退室、訪問者管理のため

当社への入社を希望される方の情報

1
採用、募集情報等の提供・連絡のため
2
採用選考業務、連絡のため
3
セミナー・イベント等のご案内のため

当社への問い合わせ、イベント参加者の情報

1
サービス、商品のご案内のため
2
セミナー・イベント等へのご案内のため
3
採用・募集情報等の提供と連絡のため
4
アンケート調査実施のため
5
マーケティングのために分析・利用するため

株主の情報

1
会社法およびその他の適用法令に基づく権利の行使・義務の履行のため
2
株主との関係の円滑化を図るための各種施策を実施するため
3
株主管理のため

当社の役員・社員の情報

1
業務連絡、名簿の作成、適用法令上要求される諸手続(退職後も含む)その他雇用管理のため
2
人事選考、適切な組織配置の決定のため
3
報酬、給与の決定および支払、税務処理、社会保険関連の手続き、福利厚生の提供のため
4
安全管理措置、適正な健康管理のため

 

 アプリケーションについて

COTOBA Agent について

COTOBA Agentは当社が提供する対話エージェントの開発および運用サービスであり、COTOBA Agentの利用に関して当社と契約を締結した者(以下「契約者」と記載)が、COTOBA Talk上で稼働させる対話エージェントの利用を、利用者に対して許諾するものとします。
COTOBA Agentの利用(他のサービスから呼び出される場合の利用を含みます)において、利用者が送信したテキスト、テキスト以外(利用者が利用する端末からCOTOBA Agentに送信される情報を含む)の情報、および、利用者が利用した年月日・時刻、利用時間を含む利用状況に関する情報、その他利用に関する情報(以下「利用データ」と総称)は、当社が管理するサーバ(当社がサービス提供のために契約するクラウド上のサーバを含む)に当社がアクセス可能な状態で保存されるものとします。
COTOBA Agentを利用者が利用することで生じた利用データの閲覧・編集・ダウンロードに関して
  a. 契約者から指定された管理者
  b. 契約者が利用を許諾した利用者
  c. その他契約者あるいは利用者から利用データへのアクセス権限を与えられた者
    
が、それぞれ付与されたアクセス権限の範囲内で行うことが出来るものとします。
契約者がCOTOBA Agent上で稼働させる対話エージェントによるサービス内容に応じて、対話エージェントが利用する外部サービス(API接続などによる外部サービス利用を含む)の提供事業者に、利用データを連携することがあります。
上記に記載にある利用データの取り扱いは、COTOBA Agentのサービス提供、および、COTOBA Agent上で稼働する対話エージェントのサービス提供にとって必須となる場合があるため、上記の利用に関する取り扱いの内容について契約者が同意されていることを前提に、当社はCOTOBA Agentのサービスを契約者および利用者に提供します。契約者あるいは利用者が上記の利用データの取り扱いに同意されない場合、当社はCOTOBA Agentのサービスを提供致しません。

COTOBA Talk について

COTOBA Talkは当社が提供するクラウド型のグループ通話サービスであり、COTOBA Talkの利用に関して当社と契約を締結した者(以下「契約者」と記載)に、COTOBA Talk の利用を許諾するものとします。
COTOBA Talkの利用において、利用者が送信した通話音声、テキスト、画像(種類の如何を問いません)、動画、利用する端末の位置情報を含む情報、及び利用者が利用した年月日・時刻、利用時間等の利用状況の情報、その他利用に関する情報(以下「利用データ」と総称)は、当社が管理するサーバ(当社がサービス提供のために契約するクラウド上のサーバを含む)に当社がアクセス可能な状態で保存されるものとします。
COTOBA Talkを利用者が利用することで生じた利用データの閲覧・編集・ダウンロードに関して
  a. 契約者から指定された管理者
  b. 契約者が利用を許諾した利用者
  c. その他契約者あるいは利用者から利用データへのアクセス権限を与えられた者
    
が、それぞれ付与されたアクセス権限の範囲内で行うことが出来るものとします。
契約者が契約するCOTOBA Talkの利用内容に応じて、COTOBA Talkが利用する外部サービス(API接続などによる外部サービス利用を含む)の提供事業者に、利用データを連携することがあります。
上記に記載がある利用データの取り扱いは、COTOBA Talkのサービス提供にとって必須であるため、上記の利用に関する取り扱いの内容について契約者が同意されていることを前提に、当社はCOTOBA Talkのサービスを契約者および利用者に提供します。契約者あるいは利用者が上記の利用データの取り扱いに同意されない場合、当社はCOTOBA Talkのサービスを提供致しません。

 

2.   第三者提供

 当社は次に掲げる場合を除き、当社が取り扱う個人情報を、あらかじめお客様の同意を得ないで、第三者に提供いたしません。

法令に基づく場合
人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合であって、事前に本人の同意を得ることが困難であるとき。
公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために、特に必要がある場合であって、事前に本人の同意を得ることが困難であるとき。
公の機関もしくは地方公共団体またはその委託を受けて、法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。
その他の法令で認められる場合。

3.   個人情報の委託

 当社は、利用目的の達成に必要な範囲内において、個人データの全部または一部の取扱いを第三者に委託することがあります。当社は、当該委託先が、個人データを適切かつ安全に管理するように監督します。

4.   安全管理措置

 当社は、その取り扱う個人情報の漏洩、滅失又は毀損を防止しその他個人情報の安全管理のために、必要かつ適切な措置を講じます。

5.   開示等の請求

 当社は、次に定めるとおり開示等の請求(利用目的の通知、個人情報又は第三者提供記録の開示、訂正・追加・削除、利用の停止・第三者提供の停止の請求)に対応します。

利用目的の通知、個人情報又は第三者提供記録の開示の場合
個人情報保護法において認められる範囲内において、通知します。
訂正・追加・削除の場合
利用目的の達成に必要な範囲内で遅滞なく調査を行い、その結果に基づき個人情報保護法において認められる範囲内において、当該個人情報の訂正・追加・削除を行います。
利用の停止・第三者提供の停止
個人情報保護法に従って適切に対応いたします。
この措置によりご本人様のご要望に沿ったサービス提供ができなくなる場合がありますことをご了承ください。

当社は、次の各号のいずれかに該当する場合は、開示を行わないことがあります。

1
ご本人様又は第三者の生命、身体、財産その他の権利、利益を害するおそれがある場合
2
当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
3
法令に違反する場合
4
請求がご本人様または法定代理人の代理権限が確認できない場合
5
その他、当社が適用法令上対応義務を負わない場合

請求方法

 当社お問い合わせ窓口にご連絡ください。当社所定の申請書類をお送りしますので、必要書類と共に郵送またはメールでお送りください。なお、各書類に記載された個人情報は、請求等に対応するためのみに利用します。

本人確認書類

【ご本人による請求の場合】

個人番号カード(両面)運転免許証、旅券(パスポート)、健康保険の被保険者証、印鑑登録証明書、その他当社が個別に指定する書類の写し

【法定代理人による請求の場合】

委任状または法定の代理権を証明できる書類
法定代理人の個人番号カード(両面)、運転免許証、旅券(パスポート)、健康保険の被保険者証、印鑑登録証明書、その他当社が個別に指定する書類の写し

 

送付先

〒150-6137

東京都渋谷区渋谷二丁目24番12号

株式会社コトバデザイン 個人情報開示請求窓口

手数料

開示等の依頼に対し、1件につき1,000円(税込)の手数料をいただきます。請求書記載の当社指定の口座までお振り込みください。なお、振込手数料はご負担ください。

6.   本方針等の変更

 当社は、必要に応じて本方針等、を変更いたします。変更した場合、変更後の方針、プライバシーポリシーを本ウェブサイトおよび当社提供サービスに掲載いたします。

7.   お問い合わせ窓口

 ご意見、ご質問、苦情のお申し出その他個人情報の取り扱いに関するお問い合わせは、下記の窓口までご連絡ください。

株式会社コトバデザイン

個人情報相談窓口

東京都渋谷区渋谷二丁目24番12号

privacy@cotobadesign.com

【2022年9月14日改訂】